Custos e planos de contas para empresas

Revista O Lojista - edição 150 - página 24 - 31/03/2017

* Júlia Almeida Corrêa e Guilherme Babo Reche

Toda empresa, independente do seu porte ou setor de atividade (indústria, comércio, serviço ou agronegócio), para manter o pleno funcionamento de sua operação e do seu negócio, necessariamente terá custos. Esses custos são subdivididos em fixos e variáveis. Entender as diferenças entre custo fixo e custo variável, é determinante para o correto cálculo do preço, do ponto de equilíbrio, da margem de contribuição do produto ou serviço e até mesmo do lucro. A classificação dos custos devem levar em consideração as necessidades gerenciais de cada empresa.

Custos variáveis são diretamente relacionados ao volume de produção ou venda de um produto ou serviço. A compra de matéria-prima ou de produtos para revenda, a contratação de funcionários para produzir ou prestar serviços, a embalagem dos produtos, contratação de serviços acessórios como frete ou despesas de locomoção, as comissões de vendedores, o pagamento de impostos e, até mesmo, as taxas de máquinas de cartão ou de boletos bancários pelo qual os clientes pagam a empresa, são exemplos de custos que tem origem na atividade principal do negócio, naquela que traz dinheiro para a empresa. Em alguns casos a utilização de energia elétrica e de água nos estabelecimentos também são considerados custos variáveis, pois são usadas, principalmente, pela produção.

Custos fixos são aqueles que permanecem constantes, independente de aumentos ou diminuições na quantidade produzida ou vendida. Tais custos fazem parte da estrutura do negócio. Exemplos: funcionários administrativos e seus impostos e direitos (férias, 13º salário, transporte, etc), aluguel da fábrica ou loja, conta de luz, conta de água, IPTU, pró-labore do empresário, conta de internet, conta de telefone, honorários do contador. Uma forma mais fácil de pensar em quais são os custos dessa origem, é imaginar aqueles que, mesmo que a empresa não venda ou produza nada, terão que ser pagos.

Para ter um controle apropriado da situação financeira do negócio é muito importante manter atualizados os lançamentos no fluxo de caixa, pois assim, será mais fácil identificar os gastos e a qual grupo eles pertencem.

Após compreender e classificar as origens dos custos da empresa, para facilitar o entendimento do orçamento e tomar decisões baseadas na realidade do negócio, o ideal é separá-los também de acordo com sua natureza. Essa classificação é chamada de Plano de Contas. O Plano de Contas deve ser elaborado por um contador, profissional esse responsável por montar o plano de acordo com as necessidades da empresa. Essa ferramenta (pode ser um sistema ou planilha) fornece uma completa lista de todas as receitas e gastos que a empresa possui, separando-os por categorias. O principal objetivo de mantê-las agrupadas é de facilitar o entendimento da natureza dos gastos.

Essas categorias serão definidas como “contas”, que incluem além dos custos, todas as receitas que a empresa gera ao longo do período. Em outras palavras, tudo que a empresa tem para pagar e tudo o que tem para receber.

O grau de detalhamento do plano de contas varia segundo o interesse da empresa e do seu contador. É possível utilizar códigos (existe um padrão adotado pela contabilidade) para numerar níveis e subníveis das naturezas e nomes mais generalistas como, por exemplo, “telefonia”, que é um nível e pode ser usado para subdividir naturezas como conta de celular e conta de telefone fixo.

Separando a origem dos custos da empresa e entendendo suas naturezas, é possível estratificar de maneira detalhada todos os gastos, verificar a necessidade de medidas corretivas para a diminuição de um determinado custo e aumentar a capacidade de análise de onde o dinheiro é mais ou menos utilizado.

Para alimentar o Plano de Contas de maneira assertiva, é imprescindível manter os registros no Fluxo de Caixa, atualizados. Ele será a principal fonte para iniciar a análise de todas as movimentações financeiras da empresa.

Lembre-se que o contador é o profissional mais indicado para ajudar na categorização de suas receitas e despesas, para que haja um demonstrativo de resultados preciso do negócio.

Entender quais as fontes de receitas, como e onde o dinheiro da empresa é gasto, é o ponto de partida para melhorar a gestão, potencializar o desempenho e maximizar o lucro.

* Júlia Almeida Corrêa, analista de Atendimento do SEBRAE/RJ Médio Paraíba, e Guilherme Babo Reche, analista da Gerência de Atendimento do SEBRAE/RJ

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