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Gestão por Processos e a Melhoria da Produtividade

Revista O Lojista - edição 142 - página 24 - 24/06/2016

 
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Processos são constituídos pelo conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam insumos (entradas) em produtos ou serviços (saídas). Podem ser definidos também como o conjunto de atividades que realizadas em determinada sequência, conduzem a empresa aos resultados estabelecidos.

Uma solução viável para que uma pequena empresa possa enfrentar as dificuldades do ambiente onde está inserida, pode estar na implantação de uma gestão por processos, pois a partir da organização de um fluxo de trabalho, tem a chance de aumentar a produtividade, otimizar recursos e, consequentemente, estar mais preparada para atender as necessidades de seus clientes e encarar a grande competitividade imposta pelo mercado.

Mapear os processos de uma empresa de maneira organizada e eficaz é importantíssimo para a estrutura organizacional e uma melhor gestão empresarial. Esta prática possibilita a descoberta de novos insights para o amadurecimento e evolução do negócio, por intermédio de análises que irão identificar, priorizar e entender problemas. 

O mapeamento de processo é uma ferramenta gerencial e de comunicação que tem a finalidade de ajudar a melhorar os processos existentes ou de desenvolver e implantar um novo. O mapeamento também auxilia na identificação de pontos fortes, pontos fracos (complexidade na operação, altos custos, falhas de integração, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos, excesso de documentação e procedimentos), além de ser uma excelente forma de melhorar o entendimento sobre os processos e aumentar a performance da empresa. 

Mapear um processo significa desenhar o fluxo de suas atividades, para retratar sua situação atual, documentar a visão futura e entendê-lo por completo, de forma a possibilitar a compreensão necessária para se pensar em uma maneira de melhorá-lo.

Os principais objetivos do mapeamento de processo são:

- Reter o conhecimento na empresa;
- Padronizar a execução das atividades;
- Garantir homogeneidade da informação para todos os colaboradores;
- Garantir melhoria dos processos, visando eliminar atividades, regras obsoletas, gerenciamento desnecessário e identificar gargalos para eliminá-los ou gerenciá-los;
- Identificar as melhores formas de controle e gerenciamento;
- Garantir a atualização dos processos;
- Possibilitar o planejamento futuro.
Para cumprir sua missão uma organização precisa identificar as necessidades e expectativas dos seus clientes, considerando os requisitos necessários para atendê-los de forma satisfatória. Além disso, é necessário mapear os processos, definindo atividades e as responsabilidades das pessoas envolvidas e estabelecendo o uso adequado dos recursos disponíveis. Nestas condições, as pessoas operam os processos e também participam no planejamento das atividades, na prevenção e solução de problemas, na eliminação de desperdícios e no aumento da produtividade.
A gestão por processos une as pessoas da organização em torno de objetivos comuns, criando um ambiente agradável, cooperativo e produtivo, o qual assegura o alcance de resultados mais efetivos.

Patricia Rocha de Moura Neves, administradora de empresas, com MBA executivo em gestão de negócios com ênfase em micro e pequena empresa e analista do Sebrae na Região do Médio Paraíba.





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